Mit Abmahnungen richtig umgehen

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Berlin Ständig zu spät gekommen oder das Rauchverbot am Arbeitsplatz missachtet – für solches Fehlverhalten kann es eine Abmahnung geben. Schlimmstenfalls bereitet sie den Weg für eine Kündigung, bestenfalls ist sie dem Mitarbeiter Anlass, etwas zu ändern. Die wichtigsten Fragen und Antworten:

Wofür kann abgemahnt werden?

„Eine Abmahnung ist die Vorbereitung für eine mögliche verhaltensbedingte Kündigung. Das heißt, es kann nur um ein Verhalten gehen, das änderbar ist“, erklärt Mirjam Alex, Juristin in der Verdi-Rechtsabteilung. Betroffen sind der Leistungs- und Verhaltensbereich, außerdem Vertrauensverstöße. Werden Arbeitsanweisungen nicht befolgt, kann das genauso abgemahnt werden wie ständiges Zuspätkommen oder verspätete Krankmeldungen. Anders sieht das zum Beispiel bei häufiger Krankheit aus, also bei Dingen, die nicht steuerbar sind. „Der Arbeitgeber kann kein Verhalten abmahnen, das ihn nichts angeht“, ergänzt Tjark Menssen, Leiter der Rechtsabteilung beim Rechtsschutz des Deutschen Gewerkschaftsbunds (DGB).

Welche Kriterien muss eine Abmahnung formal erfüllen?

Im Arbeitsrecht ist die Hinweis-, Rüge- und Warnfunktion einer Abmahnung festgeschrieben. „Sie muss auf einen konkreten arbeitsvertraglichen Verstoß hinweisen, diesen Verstoß rügen und Konsequenzen für den Fall androhen, dass ein bestimmtes Verhalten nicht unterbleibt oder wiederholt wird“, erläutert Menssen. Dabei kommt es auf den Inhalt an, eine bestimmte Form ist nicht notwendig. Die Abmahnung muss nicht einmal ausdrücklich als solche bezeichnet werden. Wirksam ist sie außerdem nur, wenn sie jemand erteilt, der dazu berechtigt ist. „Wer gegenüber dem Beschäftigten das Direktions- und Weisungsrecht hat, kann ihn auch abmahnen“, sagt Jan Witter, Fachanwalt für Arbeitsrecht in Bremen.

Kann mündlich abgemahnt werden?

Im Grunde ja. „Ein Problem ist allerdings die Beweisbarkeit, wenn es darauf ankommt“, erklärt Menssen. Im Zweifel muss der Arbeitgeber nicht nur die Rüge beweisen, sondern auch, dass sie inhaltlich konkret genug war. „In der Praxis spielen mündliche Abmahnungen daher keine große Rolle“, weiß Alex. Jan Witter hält gleichwohl ein Gespräch für durchaus sinnvoll: „Ich empfehle Arbeitgebern immer wieder, dass man zusätzlich zu einem Vermerk in die Personalakte zunächst über die Situation spricht und nicht wortlos einen langen Zettel übergibt, auf dem viele Vorwürfe stehen.“

Was sind die Konsequenzen?

„Eine Abmahnung ist keine Sanktion für ein Fehlverhalten, sondern sie soll zukünftiges Fehlverhalten verhindern“, betont Alex. Das heißt, letztlich soll der Arbeitnehmer als Konsequenz daraus sein Verhalten ändern. Für den Fall, dass das nicht geschieht, wird die Kündigung angedroht. Ein Mythos ist die Annahme, dass drei Abmahnungen automatisch eine Kündigung bedeuten. Gleichzeitig sind aber auch nicht mehrere Abmahnungen für eine Kündigung notwendig.

„Eine Kündigung wegen eines Fehlverhaltens oder wegen schlechter Leistung setzt in der Regel zumindest eine Abmahnung voraus“, erklärt Menssen. Wie häufig vor einer Kündigung abgemahnt werden muss, komme aber unter anderem auf die Schwere des Verstoßes an. Sehr häufig reiche aber bereits eine Abmahnung aus. In Fällen wie zum Beispiel Diebstahl ist auch gar keine Abmahnung für eine Kündigung erforderlich.

Verliert eine Abmahnung irgendwann ihre Wirkung?

„Es gibt keine Frist, nach deren Ablauf eine Abmahnung ihre Wirksamkeit verliert“, betont Menssen. Wenn es zu einem gerichtlichen Verfahren kommen würde, wäre die Frage: Wie lange wurde ein gerügtes Verhalten nicht erneut beanstandet? „Je geringer der Pflichtverstoß war, desto eher verliert die Abmahnung an Bedeutung“, sagt Alex.

Wie sollte ein Arbeitnehmer auf eine Abmahnung reagieren?

Rügt der Arbeitgeber ein Verhalten, das nach Ansicht des Mitarbeiters nicht zutrifft, ist eine Gegendarstellung das richtige Mittel. „Der Arbeitnehmer schildert den Sachverhalt aus seiner Sicht und fordert den Arbeitgeber auf, die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen oder die Gegendarstellung der Abmahnung beizufügen“, erklärt Menssen. Ansonsten empfiehlt es sich meist, nichts zu unternehmen. „Die Zeit arbeitet für den Arbeitnehmer“, betont Alex. „Relevant wird die Abmahnung erst, wenn die Kündigung ausgesprochen wird.“ Eine Klage auf die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte macht wenig Sinn, so Alex: „Weil Sie die Sache zu einem Zeitpunkt juristisch aufladen, an dem eine Kündigung noch gar nicht spruchreif ist.“ Haben die Vorwürfe Hand und Fuß, sollten Arbeitnehmer sie beherzigen, rät Anwalt Witter: „Man sollte damit nicht zu leichtfertig umgehen, sondern eine Abmahnung durchaus ernst nehmen.“