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Veranstaltungskaufleute müssen mit beiden Beinen fest auf dem Boden stehen, organisieren können und im Zweifelsfall auch mal selbst mit anpacken, wenn die Zeit knapp ist.
BerlinWenn Ilka Schunke morgens ins Büro kommt, weiß sie oft nicht, was sie erwartet. Zuerst checkt sie ihre Mails, dann fertigt sie beispielsweise eine Anfahrtsskizze für eine Veranstaltung an, entwirft einen Einladungstext für ein Event oder besucht zusammen mit Kunden eine potenzielle Location – vieles entscheidet sich kurzfristig.
Gerade die Mischung zwischen Schreibtisch und Vor-Ort-Sein findet Schunke „total gut und sehr ausgewogen“. Die 19-Jährige macht eine Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau bei Berlin Partner für Wirtschaft und Technologie, einem sogenannten Public Private Partnership zwischen dem Land Berlin und mehr als 200 Unternehmen. Veranstaltungskaufleute kümmern sich um die Organisation von Events. Darunter fällt die gesamte Planung von der ersten Idee bis zur Nachbereitung. Dazwischen steht natürlich das Wichtigste: ein möglichst reibungsloser Ablauf. Dann kann auch tatkräftige Unterstützung vor Ort notwendig sein, denn bei den Veranstaltungen „muss man auch mal mit anpacken,“ berichtet Schunke, etwa beim Auf- oder Abbau.
Spontaneität und Flexibilität sind Grundvoraussetzungen für den Job. Vor allem, wenn mal etwas nicht hinhaut oder der Zeitplan einer Veranstaltung nicht eingehalten werden kann, muss man auch umdenken können und dabei seriös bleiben, so die Auszubildende. Wer Veranstaltungskauffrau werden möchte, „sollte es auf jeden Fall mögen, mit Menschen zu arbeiten“, erzählt Schunke, die im zweiten Ausbildungsjahr ist. „Auf einer Veranstaltung ist man immer mit Menschen in Kontakt, auch mit fremden Leuten, da muss man gut kommunizieren können und freundlich sein.“
Andreas Okroy kann das bestätigen. Die Auszubildenden „müssen schon ein bisschen extrovertiert sein, weil sie vor Ort von A bis Z alles klären und auch die Abläufe überprüfen und überwachen“, erläutert der Ausbildungsberater bei der Industrie- und Handelskammer Berlin.
Auch Kreativität ist gefragt
Doch auch die kreative Seite kommt bei dem Beruf nicht zu kurz. Niemand soll sich auf Veranstaltungen langweilen, deshalb ist bei der Konzeption von Events Ideenreichtum gefragt. Bewerber sollten außerdem eine Affinität zu Social Media mitbringen. Zudem kalkulieren Veranstaltungskaufleute die Kosten, entwickeln einen Budgetplan und prüfen, ob für die Location bestimmte Genehmigungen erforderlich sind. Schließlich erstellen die Fachleute die finale Abrechnung. Die kaufmännische Expertise hilft den Auszubildenden, „sich breit aufzustellen“, sagt Okroy. Auch wer später nicht in der Veranstaltungsbranche tätig ist, hat gute Chancen einen Job zu finden.
Mit festen Arbeitszeiten sollten Veranstaltungskaufleute aber eher nicht rechnen. Häufig finden die Events außerhalb der Bürozeiten statt, je nach Branche ist auch Nacht- und Wochenendarbeit eher die Regel als die Ausnahme. Schunke findet es gar nicht schlimm, dass sie auch mal arbeiten muss, wenn andere Feierabend haben und zum Beispiel auf Partys gehen. Im Gegenteil: Bei den Veranstaltungen dabei zu sein zählt für die 19-Jährige „gerade zu den Highlights“ in ihrem Beruf.
Die Beschäftigungsmöglichkeiten für Veranstaltungskaufleute sind vielfältig: Sie arbeiten zum Beispiel in Unternehmen der Veranstaltungsbranche, in Eventagenturen, bei Caterern, in größeren Hotels und Restaurants oder in kommunalen Einrichtungen. Das Ausbildungsgehalt unterscheidet sich: Die Bundesagentur für Arbeit gibt eine Spanne von 620 Euro brutto im Monat im ersten und 1000 Euro im letzten Lehrjahr für Beschäftigte im Hotel- und Gaststättengewerbe an. Im öffentlichen Dienst beginnt das Ausbildungsgehalt bei rund 1000 Euro.
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