Der Gemeinderat in Deizisau lässt seine Sitzungen von einer künstlichen Intelligenz protokollieren. Seitdem habe sich einiges verbessert. Und: Das Programm versteht schwäbisch.
Nicht gewählt, dennoch dabei: Seit Oktober 2025 ist ein neuer Helfer in den Gemeinderat von Deizisau eingezogen. Das KI-System Speechmind protokolliert seitdem die Gemeinderatssitzungen der Gemeinde im Landkreis Esslingen. Rund 70 Euro pro Monat kostet das Programm, das die Audioaufzeichnungen der Sitzungen automatisch transkribiert und zusammenfasst.
„Wir waren positiv überrascht“, sagt Priska Mack, Abteilungsleiterin der Bürgerdienste und allgemeine Verwaltung der Gemeinde Deizisau. Am Anfang habe sich niemand vorstellen können, wie gut die künstliche Intelligenz ihre Arbeit als Protokollantin erfüllen würde. Nach einer viermonatigen Testphase bleibt sie nun, die Unterstützung der künstlichen Intelligenz.
In den Sitzungen des Gemeinderats wird nicht mehr nur mitgeschrieben, es wird auch mitgehört. Die Aufnahmen der Sitzungen werden im Anschluss KI-gestützt transkribiert. Je nach gewünschtem Umfang könne daraus ein ausführliches Wortprotokoll, eine Zusammenfassung oder ein reines Ergebnisprotokoll entstehen, so Mack. Damit es erstellt werden kann, braucht es technisches Equipment: Mikrofone im Sitzungssaal sowie eine App auf dem Laptop des zuständigen Mitarbeiters. Was nicht ins Mikrofon gesprochen wird, wird weiterhin von Hand mitgeschrieben. Beim Sprechen müsse sich allerdings niemand verkünsteln, denn „das Programm versteht schwäbisch“, sagt Mack schmunzelnd.
KI soll Zeit und Aufwand ersparen
Das Ziel der Einführung der KI-gestützten Protokollierung sei ein geringerer Arbeitsaufwand und die Ersparnis von Arbeitszeit. Statt alles mitzuschreiben, liege der Fokus auf Kontrolle und Ergänzung. Gerade abends entlaste dies spürbar. Die Protokolle würden schneller entstehen, ein zuständiger Mitarbeiter prüfe sie anschließend auf Plausibilität. Sollten Unklarheiten bestehen, kann die Sitzung erneut angehört werden. Danach kontrollieren Teile des Gemeinderats die Dokumente, unterzeichnen und archivieren sie.
Die Bedienung sei einfach, die Qualität der Zusammenfassungen hoch. Nur bei der genauen Erfassung von Abstimmungsergebnissen habe die KI noch Probleme: „Oft spricht sie nur von ‚mehrheitlich‘.“ Insgesamt überwiegen für die Abteilungsleiterin jedoch die Vorteile: „Wir sind rundum zufrieden. Es hat sich gelohnt, es auszuprobieren.“
Jeder Teilnehmende vor einer Gemeinderatssitzung zustimmen
Zunächst habe es auch skeptische Stimmen gegeben. Der Gemeinderat sei dann aber offen und neugierig geworden. Bedenken gab es wegen des Datenschutzes. „Es wird alles hier aufgezeichnet und transkribiert. Nichts verlässt unseren Server“, erklärt die Abteilungsleiterin. Auch auf der Webseite von Speechmind ist von höchstmöglichen Datenschutz- und Sicherheitsstandards die Rede.
Vor einer Gemeinderatssitzung müssen alle Teilnehmenden der Aufnahme zustimmen. Wird die Zustimmung nicht erteilt, beispielsweise von Gastrednerinnen und Gastrednern oder Zuhörenden, wird der Stimmanteil händisch ins Protokoll ergänzt. Das komme allerdings sehr selten vor.
Auch in Zukunft soll die künstliche Intelligenz den Gemeinderat in Deizisau weiter unterstützen. „Wir sind überzeugt und rundum zufrieden“