Digitales Rathaus – 15 Tonnen Akten werden eingescannt

1

Im Esslinger Rathaus werden die Akten künftig digital geführt. „Unser Bürgerservice Einwanderung sowie unsere Wohngeld- und Obdachlosenbehörde arbeiten künftig vollständig digital“, sagt Marcel Meier, Pressesprecher der Stadt Esslingen. Bis Ende des Jahres werde auch das Amt für Soziales, Integration und Sport digital arbeiten.

In diesen Bereichen hängt es nach Meiers Worten auch davon ab, wie digital andere Behörden arbeiten. „Falls diese ihre Dokumente digital erfassen, ist kein Papier mehr notwendig.“ Erhalte die Stadt allerdings von anderen Behörden jedoch klassische „Papierakten“, müssten diese über die neue Scanstelle digitalisiert werden.

Auf dem Weg zur vollständigen digitalen Aktenführung

Aktuell stellt die Stadt Esslingen die Weichen für eine vollständig digitale Aktenführung im Amt für Soziales, Integration und Sport. Zunächst werden die Papierakten im Bürgerservice Einwanderung sowie in der Wohngeld- und Obdachlosenbehörde eingescannt. Bis Ende des Jahres wird nach den Worten des Pressesprechers das Amt mit elektronischen Akten arbeiten.

„Mit der Digitalisierung unserer Akten vereinfachen wir nicht nur interne Abläufe, sondern beschleunigen auch die Bearbeitung für die Bürgerinnen und Bürger. Zudem schaffen wir Platz in unseren Büros und sparen Papier und Lagerkosten. Das ist ein wichtiger Schritt in Richtung moderner, serviceorientierter Verwaltung“, erklärt Marius Osswald, Leiter des Sozialamtes.

Unsere Empfehlung für Sie

Ostfildern digitalisiert die Stadtverwaltung So soll der Bürgerservice besser werden

Mit einem Strategiepapier will die Stadt Ostfildern den digitalen Wandel voranbringen. Der Gemeinderat begrüßt die Pläne und hofft auf einen besseren Bürgerservice.

Stadt Esslingen lässt 15,7 Tonnen Papier einscannen

Insgesamt werden 3,15 Millionen Blatt Papier digitalisiert – das entspricht rund 15,7 Tonnen und betrifft 19000 Akten. Was diese Umstellung kostet, kann Meier nicht genau beziffern, er nennt aber einen groben Rahmen: „Für den Transport der Akten mit dem Lastwagen zur Digitalisierung fielen Kosten im mittleren vierstelligen Bereich an.“

Für das Projekt beauftragt das Amt den Dienstleister DI UNit GmbH, der für das Einscannen, die Abholung, Digitalisierung und sichere Rückführung der Unterlagen verantwortlich ist. Der Transport erfolgt mit einem Zwölf-Tonner-Lastwagen in mehreren Fahrten. Felix Bossner, Leiter der Abteilung für Digitalisierung und Organisation der Stadt Esslingen, ist von dem Projekt überzeugt: „Das zeigt, wie wir als Verwaltung Schritt für Schritt in die digitale Zukunft gehen und dadurch nachhaltige Lösungen schaffen, die nicht nur effizienter sind, sondern auch sicher und zukunftsfähig.“