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Kommunen stellen Sitzungsunterlagen digitalisiert der Öffentlichkeit zur Verfügung. Die Frage, welche Unterlagen überhaupt relevant sind, sorgte im Wernauer Gemeinderat für Zündstoff.
Trotz der Digitalisierung ist die Menge der Papierabfälle im Land enorm. Auch Kommunen und die öffentliche Hand wollen die Papierflut eindämmen. Wo früher etwa dicke Sitzungsvorlagen per Post versandt wurden, setzt man vielerorts auf digitale Ratsinfosysteme (RIS). Dort können Öffentlichkeit, Verwaltung und Ratsmitglieder die Unterlagen einsehen. Über ihren persönlichen Zugang haben die gewählten Räte auch Zugang zu nichtöffentlichen Dokumenten. Ausgedruckt wird so im Vergleich zu früher relativ wenig .
Allerdings sind in den Kommunen längst nicht alle Dokumente digitalisiert und abrufbar. Die Vorauswahl liegt in Hand der jeweiligen Verwaltung. Manche Vorgänge wie etwa ein Bebauungsplanverfahren ziehen sich oft über viele Jahre und starteten in Zeiten, als noch kein RIS verfügbar war.
Grüne wollen alle Unterlagen sehen
In Wernau stellte jüngst die dreiköpfige Fraktion der Grünen/Unabhängigen den Antrag, dass die Verwaltung künftig alle ein bestimmtes Thema betreffenden Unterlagen zu Verfügung stellen soll. Der Antrag sorgte für reichlich Diskussionsstoff. „Es ist nicht leistbar, alle Unterlagen bereitzustellen“, argumentierte Bürgermeister Armin Elbl. Bei manchen Ausschreibungen gebe es sieben oder gar acht Ordner mit Schriftverkehr: „Zaubern können wir nicht. Um alle Unterlagen zu digitalisieren fehlt uns das Personal.“ Obendrein wolle die Verwaltung ihre Entscheidungsträger nicht mit Material bombardieren. Verständnis und Zustimmung für die Verwaltung kam von Petra Binz: „Wir sind schließlich kein Vollzeitparlament sondern ein ehrenamtliches Gremium.“ Insofern, so die SPD-Rätin, könne sie den Antrag der Grünen zum Teil nicht nachvollziehen.
„Wir wollen künftig umfassend und breit gestreut über die Vorgänge informiert werden“, hielt Stefan Prakesch (Grüne/Unabhängige) dagegen. Er bezeichnete die Stellungnahme der Verwaltung als „schockierend“. Dabei ging es dem Wernauer Stadtrat auch darum, dass das RIS so gestaltet wird, dass man sich leichter zurecht findet. „Es liegt uns fern, Informationen vorenthalten zu wollen“, antwortete Elbl. Die Verwaltung sei in der Umstellungsphase, noch längst seien nicht alle Akten digitalisiert. Darüber hinaus gebe es immer die Möglichkeit eine konkrete Anfrage zu stellen. Auch das Plenum war sich uneins. Am Ende setzten sich die Grünen aber mit ihrem Antrag durch. „Somit müssen wir künftig alle Unterlagen, nicht wie bisher nur die für die Beratung notwendigen in digitaler Form maschinenlesbar und maschinensuchfähig aufbereiten und dem Gemeinderat digital zuschicken“, erklärte Elbl – was natürlich einen Haufen Mehrarbeit für die Verwaltung bedeute.
Wie verfahren die anderen Kommunen?
Und wie handhaben das andere Kommunen? Das Denkendorfer RIS ging Anfang 2021 in Betrieb, ist aber laut Bürgermeister Ralf Barth mit dem über 20 Jahre alte Dokumentenmanagementsystem der Gemeindeverwaltung verknüpft. „Wir haben verschiedene Anbieter zu Ratsinformationssystemen miteinander verglichen und uns letztlich für ein System entschieden, das wir optimal mit unserem bestehenden und gut gepflegten Dokumentenmanagementsystem verknüpfen konnten.“ Die Daten sind auf dem Server gespeichert und werden regelmäßig gesichert, der nichtöffentliche Bereich ist besonders geschützt. Alle Unterlagen werden einmal für das Archivwesen in Papierform gedruckt, die öffentlichen Unterlagen einmal für die Besucher gemäß der Gemeindeordnung in Papierform ausgelegt.
Ähnlich handhabt es die Stadt Esslingen: „Dem Gemeinderat werden sämtliche Sitzungsunterlagen, insbesondere Sitzungsvorlagen und dazugehörige Anlagen, Einladungen, Tagesordnungen sowie Beschlussprotokolle, digital über das Ratsinformationssystem zur Verfügung gestellt“, erklärt Abteilungsleiter Yannic Neldert von der Geschäftsstelle Gemeinderat und Innerer Dienstbetrieb. Gedruckt werden nur solche Unterlagen, bei denen es gesetzlich erforderlich ist, wie etwa eine gedruckte Auslage der öffentlichen Sitzungsunterlagen im Sitzungssaal sowie eine gedruckte Ausfertigung der Niederschrift.
Eine Empfehlung für die Nutzung eines bestimmten RIS gibt es seitens des Kreistags nicht. „Da entscheidet jede Kommune selbst“, bestätigt Wolf-Dieter Roser von der Pressestelle des Kreistags. Der Kreistag habe für sich ein RIS ausgewählt, das auch bei vielen anderen Kreisen im Einsatz ist und bestens mit dem neuen Dokumentenmanagement harmoniere. Auch der Kreistag stellt Sitzungsunterlagen in den Sitzungsräumen für die Öffentlichkeit in Papierform zur Verfügung, jede Vorlage existiert zudem für das Kreisarchiv in Papierform.